Von der eingehenden E-Mail zum erstellten Beleg – per Mausklick
Schluss mit manueller Datenerfassung, mit AutoDocs automatisieren Sie die repetitiven, zeitintensiven und fehleranfälligen Datenverarbeitungsschritte.
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✔️ KI-basierte Erfassung von Anfragen, Bestellungen und Rechnungen
✔️ Detailgetreue Anpassung an Ihre Prozessanforderungen
✔️ Bereitstellung in MS Teams oder per Web-URL
AutoDocs
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AutoDocs automatisiert die Datenerfassung aus Anfragen, Bestellungen und Rechnungen, deren Validierung sowie die finale Belegerstellung in Ihrem bestehenden ERP-System. Wir passen AutoDocs detailgetreu an Ihre individuellen Prozessanforderungen an und integrieren es in Ihre bestehende IT-Landschaft.
AutoOffer
Automatisierte Erstellung von Angeboten basierend auf Kundenanfragen
AutoOrder
Automatisierte Erstellung von Auftragsbestätigungen basierend auf Kundenbestellungen
AutoInvoice
Automatisierte Erstellung von Eingangsrechnungen basierend auf Lieferantenrechnungen
Datenextraktion mit KI
AutoDocs extrahiert automatisch alle vordefinierten relevanten Daten aus eingehenden E-Mails und sämtlichen Anhängen.
Dabei spielen weder das Format noch die Struktur der eingehenden E-Mails eine Rolle – Anfrage-, Bestell- und Rechnungsdaten werden zuverlässig und fehlerfrei extrahiert.
Automatisierte Belegerstellung
Ihre Belege werden vollständig aufbereitet und übersichtlich in einem User Interface dargestellt. Nach Ihrer Kontrolle und Freigabe werden die Belege automatisch in Ihrem ERP-System erstellt.
Für maximale Effizienz und Automatisierung passen wir AutoDocs an die Besonderheiten Ihres Prozesses an.
Benutzerfreundlicher Zugang
AutoDocs ist eine webbasierte App und kann in Microsoft Teams integriert werden. Alle Funktionen sind in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung verfügbar – einfach, schnell und benutzerfreundlich.
Die Bereitstellung läuft wahlweise in Microsoft Teams oder per Web-URL, die im Browser abgerufen werden kann.
Der Vergleich
AutoDocs automatisiert die Erfassung von Anfragen, Bestellungen sowie Rechnungen und die Erstellung der entsprechenden Belege.
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Manueller Prozess
1
E-Mail und Anhang öffnen und durchlesen
2
Belegmaske in ERP-System öffnen
3
Kunden- und Ansprechpartner-Daten erfassen
4
Adressdaten erfassen
5
Belegpositionen erfassen
6
Lieferdaten und Kommission erfassen
7
Alle zusätzlichen Daten erfassen
8
Beleg speichern
Prozess mit AutoDocs
1
E-Mail in Outlook-Unterordner verschieben
2
Vorbereiteten Beleg im User Interface kontrollieren und freigeben
5'000
erstellte Belege pro Jahr
= 500+
gesparte Stunden pro Jahr
Wie viel ist es bei Ihnen?
Die Vorteile
Profitieren Sie von einer Vielzahl an Vorteilen, die sich gegenseitig verstärken.
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Effizienzsteigerung
Die repetitiven Schritte der Belegerstellung werden automatisiert ausgeführt – das spart wertvolle Kapazitäten. Zudem werden Präzision maximiert und menschliche Fehler minimiert – für einen reibungslosen und zuverlässigen Geschäftsbetrieb.
Flexible Konfiguration
Die App-Logik und Benutzeroberfläche passen wir flexibel an Ihre spezifischen Prozessanforderungen an.
Dynamische Automatisierung
AutoDocs nutzt innovative Technologien und KI, um unstrukturierte Daten aus verschiedensten Szenarien und -formaten akkurat zu strukturieren und weiterzuverarbeiten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Implementierung der webbasierten AutoDocs-App läuft schnell und unkompliziert. Die Bedienung ist durch ein intuitives User Interface einfach gestaltet, es sind keine aufwändigen Schulungen nötig.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie funktioniert AutoDocs im Detail?
- Sie verschieben eine E-Mail in einen Outlook-Unterordner.
- Anhänge wie PDFs, CSVs, PNGs etc. werden separat mit einem KI-basierten Mechanismus vorverarbeitet. (automatisch)
- Über den individualisierten Microsoft Azure KI-Dienst werden die gewünschten Daten aus der E-Mail und Anhängen extrahiert und strukturiert. (automatisch)
- Über eine API-Schnittstelle werden die Daten mit Ihrem bestehenden ERP-System abgeglichen und die entsprechenden Belege vorbereitet. (automatisch)
- Sie überprüfen die vorbereiteten Belege im User Interface von AutoDocs und geben sie per Mausklick frei.
- Die Belege werden in Ihrem bestehenden ERP-System erstellt. (automatisch)
Für wen ist AutoDocs geeignet?
AutoDocs ist ideal für Unternehmen, die regelmässig Anfragen, Bestellungen und/oder Rechnungen erhalten und basierend darauf Angebote, Auftragsbestätigungen und Eingangsrechnungen manuell ihrem ERP-System erstellen.
Muss ich meine bestehenden Systeme anpassen, um AutoDocs zu nutzen?
Nein, AutoDocs integriert sich nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System oder Ihre Business-Software, sofern eine API-Schnittstelle verfügbar ist. Es ist keine aufwändige Umstellung oder Anpassung notwendig.
Was ist eine API-Schnittstelle?
Eine API-Schnittstelle (Application Programming Interface) ermöglicht es verschiedenen Softwarelösungen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen.
Wie sicher sind meine Daten mit AutoDocs?
AutoDocs wird in einem ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum gehostet und erfüllt alle Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen. Es besteht auch die Möglichkeit, die App auf eigener Hardware zu hosten.
Kontaktieren Sie mich
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Call 1: Kick-Off
Sie lernen die Funktionen und Möglichkeiten von AutoDocs kennen.
Call 2: Demo
Ich bereite eine individuelle Demo für Sie vor – kostenlos und unverbindlich.
Die Demo stellt den ersten Schritt des automatisierten Prozesses dar.
So verfügen Sie über eine fundierte Entscheidungsgrundlage.
DigitalDynamik GmbH
Bühlstrasse 28
CH-4528 Zuchwil
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