MailToOrder-App
Kontakt
Von der E-Mail-Bestellung zum Auftrag – per Mausklick
Schluss mit manueller Auftragserfassung,
mit der MailToOrder-App sparen Sie sich die repetitive Arbeit.
✔️ KI-basierte Verabeitung von E-Mail-Bestellungen inkl. Anhänge
✔️ Integration in Microsoft Teams
✔️ 24/7 verfügbar
Datenextraktion mit KI
Die MailToOrder-App extrahiert automatisch alle relevanten Daten aus Ihren E-Mail-Bestellungen und sämtlichen Anhängen.
Dabei spielt weder das Format noch die Struktur der eingehenden Bestellungen eine Rolle – Bestelldaten werden fehlerfrei extrahiert.
Automatisierte Auftragserfassung
Ihre Aufträge werden vollständig aufbereitet und übersichtlich in der App dargestellt. Nach Ihrer Freigabe wird der Auftrag mit nur einem Klick automatisch in Ihrem ERP-System angelegt.
Für maximale Effizienz und Automatisierung passen wir die MailToOrder-App an die Besonderheiten Ihres Auftragserfassungsprozesses an.
Microsoft Teams
Die MailToOrder-App ist webbasiert und in Microsoft Teams integriert. Alle Funktionen sind in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung verfügbar – einfach, schnell und benutzerfreundlich.
Der Unterschied
Die MailToOrder-App automatisiert die Überführung von E-Mail-Bestellungen in Aufträge, alle repetitiven Schritte laufen automatisch:
Manueller Prozess:
1
E-Mail und Anhang öffnen und durchlesen
2
Auftragsmaske in ERP-System öffnen
3
Kunde, Ansprechpartner und Lieferadresse erfassen
4
Einzelne Artikelpositionen erfassen
5
Lieferoption und Kommission erfassen
6
Alle zusätzlichen Informationen erfassen
7
Auftrag speichern
Prozess mit MailToOrder-App:
1
E-Mail in Outlook-Unterordner verschieben
2
Auftrag in MailToOrder-App überprüfen und mit einem Mausklick speichern
5K
Bestellungen pro Jahr
= 500+
gesparte Stunden pro Jahr
= 20K+
gesparte CHF pro Jahr

Wie viel ist es bei Ihnen?
Ihre Vorteile
Die MailToOrder-App bietet zahlreiche Vorteile, die sich gegenseitig verstärken.
Minimierter Zeitaufwand
Alle manuelle Schritte der Auftragserfassung laufen vollautomatisch, was wertvolle Kapazitäten freisetzt. Zudem werden Präzision maximiert und menschliche Fehler minimiert – für einen reibungslosen und zuverlässigen Geschäftsbetrieb.
Flexible Konfiguration
Die App-Logik und die Felder in der Benutzeroberfläche werden individuell auf Ihre Prozessanfrogerungen abgestimmt.
Dynamische Automatisierung
Die MailToOrder-App nutzt innovative Technologien und KI, um unstrukturierte Daten aus verschiedensten Bestellszenarien und -formaten akkurat zu verarbeiten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Implementierung der webbasierten MailToOrder-App läuft schnell und unkompliziert. Die Bedienung ist durch eine intuitive Benutzeroberfläche einfach gestaltet, es sind keine aufwändigen Schulungen nötig.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie funktioniert die MailToOrder-App im Detail?
  1. Sie verschieben eine E-Mail Bestellung in einen Outlook-Unterordner.
  1. Allfälligen Anhänge wie PDFs, CSVs, PNGS, etc. werden separat mit einem KI-basierten Mechanismus vorverarbeitet. (automatisch)
  1. Über den individualisierten Microsoft Azure KI-Dienst werden die gewünschten Bestelldaten aus der E-Mail und Anhängen extrahiert und strukturiert. (automatisch)
  1. Über eine API-Schnittstelle werden die Daten mit Ihrem bestehenden ERP-System abgeglichen und der entsprechende Auftrag vorbereitet. (automatisch)
  1. Sie überprüfen den Auftrag in wenigen Sekunden in der MailToOrder-App und geben Ihn per Mausklick frei.
  1. Der Auftrag wird in Ihrem bestehenden ERP-System erfasst. (automatisch)
Welche Datenkategorien kann die MailToOrder-App verarbeiten?
  • Kundendaten (Nummer, Adresse)
  • Liefer- und Rechnungsadressen
  • Ansprechpartnerdaten
  • Artikeldaten (Name, Bezeichnung, Position, Nummer, Menge, Preis, Rabatt)
  • Kommissionsdaten (Nummer, Bezeichnung)
  • Bestelldaten (Nummer, Datum)
  • Lieferdaten (Optionen, Datum, Versandart, Versandkosten, Incoterms)
  • Zahlungsbedingungen und -methode
  • Kundenwünsche oder -notizen
  • Alle weiteren von Ihnen gwünschten Daten
Für wen ist die MailToOrder-App geeignet?
Die MailToOrder-App ist ideal für Unternehmen, die regelmässig E-Mail-Bestellungen erhalten und diese manuell als Aufträge in Ihrem ERP-System erfassen.
Muss ich meine bestehenden Systeme anpassen, um die MailToOrder-App zu nutzen?
Nein, die MailToOrder-App integriert sich nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System oder Ihre Business-Software, sofern eine API-Schnittstelle verfügbar ist. Es ist keine aufwändige Umstellung oder Anpassung notwendig.
Was ist eine API-Schnittstelle?
Eine API-Schnittstelle (Application Programming Interface) ermöglicht es verschiedenen Softwarelösungen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen.
Wie sicher sind meine Daten mit der MailToOrder-App?
Die MailToOrder-App wird in einem ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum gehostet und erfüllt alle Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.
DigitalDynamik GmbH
Bühlstrasse 28
CH-4528 Zuchwil​