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Von der eingehenden E-Mail zur Belegerstellung – per Mausklick
Schluss mit manueller Belegerfassung, mit MailToDocuments automatisieren Sie repetitive, zeitintensive und fehleranfällige Datenverarbeitungsschritte.
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✔️ KI-basierte Verarbeitung von E-Mails inkl. Anhängen
✔️ Detailgetreue Anpassung an Ihre Anforderungen
✔️ Bereitstellung in MS Teams oder per Web-URL
Datenextraktion mit KI
MailToDocuments extrahiert automatisch alle relevanten Daten aus eingehenden E-Mails und sämtlichen Anhängen.
Dabei spielen weder das Format noch die Struktur der eingehenden E-Mails eine Rolle – Anfrage-, Bestell- und Rechnungsdaten werden zuverlässig und fehlerfrei extrahiert.
Automatisierte Belegerstellung
Ihre Belege werden vollständig aufbereitet und übersichtlich in einem User Interface dargestellt. Nach Ihrer Freigabe werden die Belege mit nur einem Klick automatisch in Ihrem ERP-System erstellt.
Für maximale Effizienz und Automatisierung passen wir MailToDocuments an die Besonderheiten Ihres Prozesses an.
Benutzerfreundlicher Zugang
MailToDocuments ist eine webbasierte App und kann in Microsoft Teams integriert werden. Alle Funktionen sind in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung verfügbar – einfach, schnell und benutzerfreundlich.
Die Bereitstellung läuft wahlweise in Microsoft Teams oder per Web-URL, die im Browser abgerufen werden kann.
Der Vergleich
MailToDocuments automatisiert die Erfassung von E-Mail-Anfragen, -Bestellungen sowie -Rechnungen und die Erstellung der entsprechenden Belege.
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Manueller Prozess
1
E-Mail und Anhang öffnen und durchlesen
2
Belegmaske in ERP-System öffnen
3
Kunden- und Ansprechpartner-Daten erfassen
4
Adressdaten erfassen
5
Belegpositionen erfassen
6
Lieferdaten und Kommission erfassen
7
Alle zusätzlichen Daten erfassen
8
Beleg speichern
Prozess mit MailToDocuments
1
E-Mail in Outlook-Unterordner verschieben
2
Beleg in User Interface überprüfen und zur Erstellung freigeben
5'000
erstellte Belege pro Jahr
= 500+
gesparte Stunden pro Jahr
Wie viel ist es bei Ihnen?
Die Vorteile
Profitieren Sie von einer Vielzahl an Vorteilen, die sich gegenseitig verstärken.
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Minimierter Zeitaufwand
Alle manuellen Schritte der Belegerfassung werden automatisiert ausgeführt – das spart wertvolle Kapazitäten. Zudem werden Präzision maximiert und menschliche Fehler minimiert – für einen reibungslosen und zuverlässigen Geschäftsbetrieb.
Flexible Konfiguration
App-Logik und Benutzeroberfläche lassen sich flexibel an Ihre spezifischen Prozessanforderungen anpassen.
Dynamische Automatisierung
MailToDocuments nutzt innovative Technologien und KI, um unstrukturierte Daten aus verschiedensten Szenarien und -formaten akkurat zu verarbeiten.
Benutzerfreundlichkeit
Die Implementierung der webbasierten MailToDocuments-App läuft schnell und unkompliziert. Die Bedienung ist durch eine intuitive Benutzeroberfläche einfach gestaltet, es sind keine aufwändigen Schulungen nötig.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie funktioniert MailToDocuments im Detail?
  1. Sie verschieben eine E-Mail in einen Outlook-Unterordner.
  1. Anhänge wie PDFs, CSVs, PNGs etc. werden separat mit einem KI-basierten Mechanismus vorverarbeitet. (automatisch)
  1. Über den individualisierten Microsoft Azure KI-Dienst werden die gewünschten Daten aus der E-Mail und Anhängen extrahiert und strukturiert. (automatisch)
  1. Über eine API-Schnittstelle werden die Daten mit Ihrem bestehenden ERP-System abgeglichen und die entsprechenden Belege vorbereitet. (automatisch)
  1. Sie überprüfen die vorbereiteten Belege im User Interface von MailToDocuments und geben sie per Mausklick frei.
  1. Die Belege werden in Ihrem bestehenden ERP-System erstellt. (automatisch)
Für wen ist MailToDocuments geeignet?
MailToDocuments ist ideal für Unternehmen, die regelmässig E-Mail-Anfragen, -Bestellungen und/oder -Rechnungen erhalten und diese manuell in ihrem ERP-System erfassen.
Muss ich meine bestehenden Systeme anpassen, um MailToDocuments zu nutzen?
Nein, MailToDocuments integriert sich nahtlos in Ihr bestehendes ERP-System oder Ihre Business-Software, sofern eine API-Schnittstelle verfügbar ist. Es ist keine aufwändige Umstellung oder Anpassung notwendig.
Was ist eine API-Schnittstelle?
Eine API-Schnittstelle (Application Programming Interface) ermöglicht es verschiedenen Softwarelösungen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen.
Wie sicher sind meine Daten mit MailToDocuments?
MailToDocuments wird in einem ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum gehostet und erfüllt alle Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen. Es besteht auch die Möglichkeit, die App auf eigener Hardware zu hosten.
Kontaktieren Sie mich
Sichern Sie sich Ihre individuelle MailToDocuments-Demo.
Severin Spirig
Founder & Project Manager
Call 1: Kick-Off
Sie lernen die Funktionen und Möglichkeiten von MailToDocuments kennen.
Demo
Ich bereite eine individuelle Demo für Sie vor – kostenlos und unverbindlich.
Call 2: Präsentation
Ich präsentiere Ihnen die Demo. Sie stellt den ersten Schritt des automatisierten Prozesses dar.
So verfügen Sie über eine fundierte Entscheidungsgrundlage.
DigitalDynamik GmbH
Bühlstrasse 28
CH-4528 Zuchwil​